Sistem Pendukung Manajemen

1. Landasan Teori

Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang, adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah 'data base'.

Penggunaan perangkat keras, perangkat lunak, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan pusat data merupakan syarat mutlak pembentuk sebuah sistem yang utuh untuk mendukung pengelolaan atau manajemen. Manajemen memerlukan sistem, khususnya komputer, untuk mengambil keputusan yang tepat dan akurat. Hal tersebut sebagaimana yang dikemukakan oleh Gerald A. Silver dan Joan B. Silver yang dikutip dan diterjemahkan oleh Moekijat sebagai berikut.

... sebagai suatu perlengkapan elektronik yang mengolah data, mampu menerima masukan dan keluaran, dan mempunyai sifat seperti kecepatan yang tinggi, ketelitian, dan kemampuan menyimpan instruksi-instruksi untuk memecahkan masalah.

Pada dasarnya orang dappat membahas sistem informasi manajemen tanpa komputer, tetapi adalah kemampuan komputer yang membuat SIM terwujud.

2. Pembahasan

2.1. Sistem Pendukung Manajemen

2.1.1. Sistem Pengolahan Transaksi

Sistem ini digunakan untuk keperluan transaksi sehari-hari. Sistem ini sangat berguna untuk menghasilkan data. Daur ulang informasi dari sistem ini akan mendapatkan data dari luar dan dari dalam. Untuk data yang datang dari luar, sistem ini dapat ditemukan pada front office yang prosesnya sangat dekat dengan pelanggan, bahkan ada yang berinteraksi langsung dengan pelanggan. Contoh dari sistem ini antara lain pemasukan data penjualan, pembuatan faktur transaksi, pembuatan cek, reservasi hotel, keluar masuk data keuangan pada bank, point of sale atau komputerisasi pada kasir penerima uang (cash register) dan lai sebagainya. Sedangkan untuk data yang datang dari dalam dapat ditemukan pada perencanaan produksi, perpindahan bahan baku dan hasil produksi, pembayaran gaji karyawan, pembuatan data perpajakan, pembuatan nota pembelian, dan sebagainya. Pemakai sistem ini biasanya memiliki kemampuan komputer yang baik sehingga pemrograman harus memenuhi beberapa kriteria: (1) tahan banting; (2) mudah digunakan; (3) perlengkapan keluar masuk yang tangguh; dan (4) dipersiapkan untuk pekerjaan yang berulang dan sesuai dengan data yang sebenarnya.

Biasanya sistem pendukung ini dibagi menjadi dua solusi yaitu sistem pengolahan transaksi secara daring dan sistem pengolahan transaksi secara batch. Sistem yang secara daring mempunyai hubungan langsung dengan pusat data sehingga pengambilan dan pemasukan data akan menimbulkan efek pada seluruh informasi di perusahaan. Pengambilan uang pada bank akan dikonfirmasi terlebih dahulu dengan data yang menyebutkan jumlah uang yang dimiliki oleh nasabah. Sedangkan sistem batch dilaksanakan bila data transaksi tidak memerlukan konfirmasi dari salah satu pusat data. Contohnya dari sistem pendukung ini ada di supermarket. Penjualan barang-barang di supermarket tidak mengacu pada siapa pembelinya, stok yang masih ada, harga beli bahan, dan lain sebagainya. Transaksi penjualan digabung ke pusat data pada periode tertentu.

2.1.2. Otomasi Perkantoran

Sistem ini bertujuan untuk menggabungkan dan penerapan teknologi, memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, meningkatkan produktivitas pekerja dan efektivitas pekerjaan. Secara fungsional sistem ini dapat didefinisikan sebagai suatu rencana untuk menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerja dan efektivitas pekerjaan. Secara teknis sistem ini dapat berupa sebuah sistem yang digunakan untuk membuat, menyimpan, mengambil, mengubah, dan mengkomunikasikan informasi yang terjadi di perusahaan atau perkantoran. Bentuk informasi dapat berupa tulisan antara lain adalah teks, grafik, fax, telex, data komputer; berupa suara antara lain radio, telepon, atau video. Sebuah contoh untuk sistem otomasi perkantoran ialah surat elektronik dan voice mailing.

2.1.3. Sistem Pendukung Keputusan

Ciri-ciri serta keuntungan dalam sistem pendukung adalah: (1) dapat menyelesaikan problem yang kompleks; (2) sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya sehingga dapat mencoba keputusan lebih dulu; (3) lebih cepat dan dengan hasil yang lebih baik; (4) menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi bagi manajer yang kurang berpengalaman; (5) dapat memberi keputusan dengan lebih efektif meski tidak selalu lebih efisien; (6) meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer; (7) membantu bermacam-macam bagian dari manajemen; (8) didesain untuk mudah dibuat dan mudah dipakai; dan (9) digunakan untuk membantu manajer sehingga setiap saat dapat diabaikan atau dibatalkan.

2.1.4. Sistem Pendukung Eksekutif

Sistem pendukung eksekutif bertujuan unutk mengintisari informasi dari bermacam sumber, lalu dipersembahkan pada manajer tingkat atas. Penerapan sistem pendukung eksekutif yang benar dapat dimulai dari mempelajari apa saja yang dibutuhkan oleh seorang manajer tingkat atas dan apa pula kebiasaan yang dimiliki olehnya. Manajer tingkat atas biasanya membutuhkan informasi atas dasar critical success factor. Faktor tersebut merupakan faktor yang telah membuat sebuah organisasi berjalan menuju sukses. Faktor ini harus diperhatikan dan dijaga bila organisasi tersebut ingin menjadi sukses.

2.1.5. Sistem Informasi Akutansi

Sistem informasi akuntansi melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi. Pengolahan data terdiri dari empat tugas utama: pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data, dan penyiapan dokumen. Perusahaan tidak dapat memilih memiliki sistem informasi akuntansi atau tidak, itu merupakan suatu keharusan. Selain itu, semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur yang sama. Sistem ini lebih berorientasi pada data daripada berorientasi pada informasi dan datanya sebagian besar bersifat historis.

Sitem ini digunakan oleh berbagai perusahaan seperti perusahaan manufaktur, pedagang besar, dan pengecer yang mendistribusikan produk kepada pelanggan mereka. Walau sistem informasi akuntasi berorientasi pada data, sistem ini juga menghasilkan sejumlah informasi. Selain itu, sistem ini menyediakan pusat data yang befungsi sebagai dasar bagi subsistem lain. Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh sistem informasi akuntansi yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan.

Model sistem ini merupakan turunan dari model sistem umum perusahaan yang telah dijelaskan. Elemen input, transformasi, dan output dari sistem fisik perusahaan berada pada bagian bawah. Data dikumpulkan dari seluruh sistem fisik dan lingkungan, lalu dimasukkan ke dalam pusat data. Perangkat lunak pengolahan data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan. Arus informasi ke lingkungan penting untuk dipahami. Sistem informasi manajemen melaksanakan empat tugas dasar pengolahan data yaitu pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data, dan penyiapan dokumen.

2.2. Sistem Informasi Manajemen Pusat Data

Manajemen pusat data merupakan suatu bentuk sistem yang berguna untuk menyimpan data. Penggunaan cara yang tepat dapat mempercepat penyimpanan data, mempercepat dan mempermudah pemrosesan data, dan mempercepat pengambilan data. Oleh karena itu, dalam manajemen informasi, SIMPD dapat dijadikan alat penunjang.

2.2.1. Bentuk Elemen

Ada tiga elemen dasar dalam sebuah pusat data yaitu pemakai, isi data, dan tempat penyimpanan. Elemen pemakai terdiri dari operator yang memerlukan fasilitas query, programmer yang memerlukan bahasa pemrograman SIMPD, dan administrator pusat data yang memerlukan sistem kamus data atau data dictionary system (DDS).

Pada elemen isi data kita perlu meninjau cara kerja komputer secara fisik. Komputer bekerja secara untai digital. Jadi, pada dasarnya komputer hanya membedakan angka satu dan angka nol yang mewakili arus listrik, tegangan listrik, medan magnet, frekuensi, fase, tulisan, optik, dan segala perbedaan yang berlawanan lainnya. Satuan yang terkecil disebut bit. Dari unsur yang terkecil ini kita mencoba membongkar rahasia sebuah pusat data.

2.2.2. Pusat Data Hirarki

Pusat data hirarki biasanya digunakan untuk jaringan komunikasi data yang berupa hirarki/pohon pula. Bila kita melihat lingkungan kita secara lebih detil, hampir semua perusahaan besar memiliki struktur organisasi yang berupa hirarki. Jadi, dasar pusat data hirarki ini berusaha menggambarkan realita dalam sebuah organisasi ke bentuk data-data komputer.

2.2.3. Pusat Data Jaringan

Pusat data jaringan dibuat karena jaringan komunikasi memiliki topologi Mesh sehingga membutuhkan bentuk pusat data jaringan. Pusat data jaringan sering memiliki struktur berkas yang sama, meskipun tidak harus. Dengan demikian, berkas yang satu dapat mengetahui informasi berkas yang lain dengan benar. Contoh yang paling mudah dimengerti adalah pusat data yang digunakan oleh perbankan.

Dengan mengisi KODE_BANK dan nomor ACCOUNT, kita dapat melihat SALDO siapa saja. Sedangkan untuk pengiriman uang dari AMIR ke BRIAN sebanyak 50.000 dapat dilakukan dengan mengurangi SALDO milik AMIR sebanyak 50.000 kemudian menambah SALDO milik BRIAN sebanyak 50.000. Kita lihat bahwa proses di atas menjalankan dua proses yang hampir sama. Ini adalah dasar pemikiran pengolahan data pada pusat data jaringan. Apabila masukan dan keluaran dibuat variabel (sesuatu yang isinya boleh berubah, tetapi namanya tetap sama) serta dikembangkan dengan fasilitas yang lebih dalam, maka kita akan mendapat sebuah DBMS untuk pusat data jaringan.

Selama kita tahu KODE_BANK dan tahu bagaimana PERINTAH untuk menghubungi (dengan cara “routing”) bank tersebut, kita akan mendapat sebuat pusat data yang lengkap dan fleksibel. Sistem ini sangat cocok untuk pusat data yang jaraknya jauh karena BANK_A dapat dengan mudah dan cepat mengubah/mengontrol data yang ada di BANK_A tanpa harus melakukan komunikasi data lebih dulu. Statistik mengatakan bahwa 80% transaksi dilakukan oleh pelanggan dari BANK_A itu sendiri. Jadi, untuk kasus semacam ini, pusat data jaringan sangat efisien.

2.2.4. Pusat Data Relasional

Pusat data relasional merupakan pusat data yang paling fleksibel dan paling terbuka. Oleh karena itu, biasanya pusat data ini digunakan pada lokal saja. Sangat sulit mengatur/mengontrol bila digunakan untuk jarak jauh. Sama dengan komunikasi data yang boleh berhubungan satu sama lain, baik letaknya jauh maupun letaknya dekat, maka kita boleh menggabungkan bentuk pusat data relasional untuk lokal dan pusat data jaringan untuk interlokal.

Pusat data relasional dibuat dari sebuah berkas (seakan-akan sebuah kertas kerja besar yang mencakup semua data) yang kemudian dipecah-pecah sesuai dengan hubungan pada masing-masing. Cara pemecahan tersebut harus menurut teknik normalisasi yang akan dibahas lebih lanjut. Pemecahan hubungan tersebut memiliki sebuah kunci yang dapat menghubungkan relational data dengan master data sehingga kita dapat membuat data-data yang baru sesuai dengan permintaan.

2.2.5. Pusat Data Administrator

Di Indonesia hampir tidak ada orang yang bekerja sebagai administrator pusat data. Pekerjaan tersebut biasanya merangkap pekerjaan lain. Bahkan, administrator pusat data sering dibagi-bagikan kepada pemakai, operator, maupun programmer dengan maksud agar pemakai dapat mengawasi datanya masing-masing. Dengan maksudnya era informasi dengan data menjadi aset yang sangat berharga, DBMS diharuskan menangani data yang makin banyak dan makin penting. Agar DBMS dapat bekerja secara optimal, dibutuhkan seseorang atau bahkan beberapa orang yang khusus bekerja sebagai administrator pusat data. Beberapa literatur menganjurkan administrator pusat daata memiliki posisi sentral pula. Adapun pekerjaan administrator antara lain sebagai berikut.

Mendefinisikan dan merawat data.
Mencari keselarasan bila terjadi konflik.
Mendefinisikan dan merawat fungsi, prosedur, dan standar pusat data.
Membuat pusat data tersedia dan siap pakai.
Membantu pemakai dalam pemakaian pusat data.
Merawat integritas data.
Mengawasi operasi dan menganalisis hasil kerja.
Mencatat dan menyimpan peristiwa yang berhubungan dengan pusat data sehingga dapat diketahui asal-usul sebuah bencana.
Meningkatkan efisiensi kerja operasional baik dari segi pemakai maupun dari segi pusat data itu sendiri.

2.3. Intelegensi Buatan

Intelegensi buatan adalah sebuah sistem yang berusaha mengajarkan komputer untuk berpikir. Jadi, komputer diprogram sedemikian rupa sehingga dapat bekerja seperti seorang manusia yang berpikir.

2.3.1. Pengertian dan Perkembangan

Intelegensi buatan atau kecerdasan buatan (dalam bahasa Inggris: artificial intellegence) merupakan cabang sains komputer yang mempelajari otomatisasi tingkah laku cerdas. Oleh karena itu, kecerdasan buatan didasarkan pada prinsip teoritikal dan terapan yang menyangkut struktur data yang digunakan dalam representasi pengetahuan, algoritma yang diperlukan dalam penerapan pengetahuan itu, serta teknnik bahasa dan pemrograman yang dipakai dalam implementasinya. Akan tetapi, definisi di atas mungkin tidak terlalu baik karena kenyataannya nama kecerdasan itu sendiri tidak didefinisikan dengan sangat baik. Kecerdasan buatan menawarkan baik media maupun uji teori kecerdasan. Teori semacam ini dapat dinyatakan dalam bahasa program komputer dan dibuktikan melalui eksekusinya pada komputer nyata. Kecerdasan buatan memang masih sebagai disiplin ilmu yang sangat muda dan ikut berkembang seiring dengan perkembangan sains komputer.

Pada akhir tahun 1940-an, komputer digital elektronik telah menunjukkan kemampuannya dalam menangani sejumlah memori dan pemroses yang dibutuhkan oleh program cerdas. Salah satu hal penting dari kecerdasan buatan adalah komitmen digunakannya komputer digital sebagai alat untuk membuat dan menguji teori tentang kecerdasan. Akan tetapi, ternyata komputer digital tidak hanya melulu menjadi alat uji teori kecerdasan, namun arsitekturnya juga menampilkan sebuah paradigma: kecerdasan adalah sebuah bentuk pemrosesan informasi. Kebanyakan program kecerdasan buatan menunjukkan pengetahuan dalam suatu bahasa formal yang kemudian dimanipulasi oleh logaritma. Logika formal kemudian muncul sebagai bahasa penghubung dalam riset kecerdasan buatan, sementara teori graf memainkan peranan penting dalam penganalisisan persoalan semantik jaringan.

Program kecerdasan buatan modern umunya berisi sejumlah komponen modular, aturan tingkah laku, yang tidak melakukan eksekusi secara kaku, namun justru memberikan respon sesuai dengan struktur persoalan tertentu yang dihadapinya pada suatu saat. Sistem semacam ini akan memiliki keluwesan yang sangat tinggi yang memungkinkan sejumlah program yang relatif kecil menangani berbagai tingkah laku dalam rentang yang besar dengan problema dan situasi yang beragam. Seperti kebanyakan dalam bidang sains lainnya, kecerdasan buatan dapat dipilah menjadi sejumlah subdisiplin ilmu.

2.3.2. Bentuk-bentuk Kecerdasan Buatan

2.3.2.1. Sistem Visual

Sistem visual berhubungan dengan ilmu fisika optik, teknologi grafik komputer, dan pengenalan barang-barang/material. Biasanya sistem ini digabungkan fungsinya dengan sistem robot.

2.3.2.2. Sistem Suara

Sistem suara berhubungan dengan alat pengenalan suara, alat pembuat suara, pusat data suara yang telah diubah ke bentuk digital, dan penggunaan interaksi dengan bahasa manusia. Adapun selang bahasa, aksen, bobot suara, dan lain sebagainya adalah bahan pembicaraan yang hangat pada sistem ini.

2.3.2.3. Sistem Robotika

Sistem robotika berhubungan dengan ilmu fisika mekanikan yang digunakan untuk memindahkan barang dari tempat satu ke tempat lain. Ciri yang penting dalam kategori intelegensi buatan adalah adanya bermacam-macam fungsi dalam sistem robotika tersebut dan adanya kemampuan untuk pemomgraman kembali. Penggunaan yang sering ditonjolkan adalah menggantikan pekerjaan manusia yang sifatnya berbahaya.

2.3.2.4. Neural Network

Neural network berusaha membangkitkan proses belajar seperti yang dimiliki manusia, menanggulangi kesulitan dalam mengambil pengalaman orang ahli, dan mengurangi proses pemrograman karena program dan pengetahuan dapat dibangkitkan sendiri. Dengan kemampuan untuk belajar serta kemampuan untuk membangun jaringan data (mengetahui di mana harus mencari), sistem neural dapat bekerja sangat efisien karena hanya mencatat/mengingat apa yang dibutuhkan saat ini.

2.3.3. Sistem Pakar

Sistem pakar dibuat dengan mendapatkan pengetahuan ini dari seorang manusia yang pakar dan mengkodekannya ke dalam bentuk yang dapat digunakan oleh komputer bila komputer menghadapi persoalan yang sejenis.

Sifat utama sistem pakar adalah ketergantungan sistem ini pada pengetahuan manusia yang pakar dalam suatu bidang dalam menyusun strategi pemecahan persoalan yang dihadapi oleh sistem. Sekalipun beberapa program dibuat oleh seorang perancang yang juga merupakan sumber pengetahuan, kerjasama antara pakar ini (seperti seorang dokter, ahli geologi, atau insinyur mesin) dengan seorang ahli menghasilkan kecerdasan buatan yang lebih dapat mengembangkan program tersebut.

Suatu program sistem pakar bernama MYCIN dikembangkan di Universitas Stanford pada pengetahuan tahun 1970-an. Program ini menggunakan pengetahuan medis pakar untuk melakukan diagnosa dan membuat perlakuan untuk spinal meningitis dan infeksi bakteri darah. Program ini menangani persoalan pengambilan keputusan dengan informasi yang tidak pasti atau tidak lengkap. Program ini menyediakan penjelasan pengambilan keputusan yang logis dan jelas dengan menggunakan stuktur kontrol yang memadai untuk suatu persoalan khusus serta mengenali kriteria untuk menilai kinerjanya. Meskipun demikian, program MYCIN memiliki berbagai kelemahan.

Sistem pakar menggunakan pengetahuan dan prosedur yang teratur untuk memecahkan masalah. Untuk itu, sistem pakar dibagi menjadi beberapa elemen yaitu pengalaman, orang ahli, transfer pengalaman, pembuatan alasan, pembuatan simbol, aturan, dan kemampuan menjelaskan.

Referensi

Davis, S. Gordon. 2002. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen: Pengantar. Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo.
Davis, S. Gordon. 1999. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen: Struktur dan Pengembangannya. Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo.
Moekijat. 2005. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Penerbit Mandar Maju.
Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: ANDI.

Tulisan Gratis